O produto acaba na quinta e a entrega chega na terça
Estoque de salão não quebra por falta de planilha. Quebra porque ninguém percebe que a tinta está no fim até a cliente já estar na cadeira.
A cliente está na cadeira. Você abre o pote e vê que dá para meia cabeça. O fornecedor entrega na terça. Hoje é quinta.
A partir daí só existem saídas ruins: improvisar com outro produto, comprar na loja da esquina pagando o dobro, ou remarcar uma cliente que reservou a manhã dela para você.
Estoque de salão não quebra por falta de planilha. Quebra porque ninguém percebe que está no fim até já ser tarde.
Não controle tudo. Controle o que dói.
A tentativa mais comum — e a que mais fracassa — é cadastrar cada item do salão. Duas semanas depois ninguém dá baixa em nada, e a planilha vira ficção.
Comece pelo que tem as três características abaixo ao mesmo tempo:
| Característica | Por quê |
|---|---|
| Caro | Errar custa dinheiro de verdade |
| Demora para chegar | Não dá para resolver correndo na esquina |
| Para o atendimento se faltar | É o que gera remarcação |
Numa cabeleireira típica isso são dez a quinze itens: tintas mais usadas, água oxigenada, o alisante, o botox, o produto de reconstrução. Papel toalha e algodão não entram — faltar incomoda, mas não para ninguém.
O estoque mínimo é a única coisa que precisa estar certa
E ele não é "quanto eu quero ter". É esta conta:
consumo por semana × semanas até o pedido chegar, mais uma folga
Se você usa três tubos por semana e o fornecedor leva duas semanas, o mínimo é seis mais a folga — digamos oito. Quando chegar a oito, pede. Não quando chegar a dois, que é quando a maioria lembra.
Repare que o número depende do fornecedor, não do produto. O mesmo tubo tem mínimo diferente se você troca de fornecedor por um que entrega em três dias.
A baixa precisa acontecer no atendimento
Esse é o ponto onde quase todo controle morre. Dar baixa "depois" significa dar baixa nunca — e um estoque que não bate é pior do que não ter controle, porque você confia num número errado.
Se a baixa não estiver ligada à conclusão do atendimento, ela vai depender de alguém lembrar no fim do dia. Ninguém lembra no fim do dia.
Conte fisicamente. Uma vez por mês, sem exceção.
Todo controle desvia — produto usado a mais numa cabeça grande, o pote que caiu, o frasco que a auxiliar levou. Uma contagem mensal traz o sistema de volta para a realidade.
E vale olhar o tamanho do desvio: se todo mês falta muito mais do que o registrado, isso não é erro de contagem — é informação sobre o consumo real por atendimento, e provavelmente sobre o preço que você cobra.
A parte que não achamos em nenhum concorrente é o Portal do Fornecedor: o seu fornecedor entra com login próprio, vê o estoque dos produtos dele no seu salão e monta o pedido de reposição sozinho. Você aprova, ele marca entregue, você confirma o recebimento — e o estoque sobe automaticamente, com ajuste se veio quantidade diferente da pedida.
Ele nunca enxerga faturamento, agenda ou clientes. E o pedido só mexe no estoque depois da dupla confirmação: a dele que entregou, a sua que recebeu.
Estoque de revenda é outro negócio
Shampoo que você vende para a cliente levar para casa não é o mesmo que o produto que você usa no atendimento. Margem diferente, giro diferente, decisão diferente.
Misturados no mesmo controle, os dois números ficam inúteis — você não sabe se o produto está parado porque ninguém compra ou porque ninguém oferece. Separe, nem que seja com uma coluna a mais.
Leia também: como separar o dinheiro da reposição antes de gastá-lo.